Eén kleine gewoonte met een verrassend groot effect: begin bestandsnamen met de datum in de volgorde jaar-maand-dag. Dus 2026-08-05 offerte Jansen.pdf in plaats van offerte Jansen 5 aug.pdf.
De reden is dat je computer namen alfabetisch sorteert. Met deze notatie valt alfabetisch samen met chronologisch: alles staat automatisch op volgorde, ook over jaren heen. Sorteer je op de gewone manier, dan staat april altijd boven januari.
Twee aanvullingen die het afmaken. Geef bestanden een naam waarop je zou zóeken: niet scan0012.pdf, maar 2026-03 factuur loodgieter.pdf. Je hernoemt het in vijf seconden en vindt het over twee jaar in één.
En gebruik geen versienummers als v2_definitief_echtdefinitief. Zet de datum ervoor, dan is de nieuwste versie altijd de onderste. Wil je echt terug naar een oudere versie, dan kan dat vaak gewoon via de versiegeschiedenis van Word of je clouddienst.